H20年度 第7回334B地区YEOB理事会 議事録
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相談役 |
会 長 |
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三田 |
H20.5.16 13:00～16:00 名古屋学年青年センター
参加予定者： 三田、安田、金山、纐纈、野村、三浦、堀、L.岡部、L.村田
・会長挨拶（三田）
雨の中、参加していただいてありがとうございます。オリエンテーションが近付いてきたので、英語研修会についてしっかり決めてゆきましょう。
1．会則変更案について
前回の理事会を踏まえ、会則変更について審議。「会議体と構成メンバーに関する図表」を配布
→問題なし。次回の総会へ提出する。
2．H20年度定期総会について（三田）
日時の確認：6月28日（日）10：00～11：00頃
場所：名古屋会議室 第２千福名古屋駅前店
内容：今年度事業報告・会計報告、次年度方針・人事・年間計画・予算、会則変更
会則の変更案の提示、総会での必要書類についての確認（次年度方針、人事、計画、予算、今年度の活動報告、収支報告）
総会で提出する資料は、例年はキャビネットで作成されていたことから、特に会計などに関してはキャビネットに提出方法（会計が収支をキャビネットに知らせ、キャビネットが例年の総会資料に形に合わせて作成するのか、ＯＢ会に一任して作成することができるのかなど）を聞き、それに沿って作成する。
次年度方針・人事・予算に関しては前回の理事会までに会長が作成した資料をもとに細部を詰めて、総会に提出する。
・総会欠席者は委任状？
3、 第2回 夏期YE派遣生オリエンテーションについて（オリエンテーション係）
6月28日 9:00～10:00 英語研修会最終打ち合わせ、リハーサル
＠名古屋会議室 第２千福名古屋駅前店
13:00～16:00 夏期YE派遣生オリエンテーション ＠キャッスルプラザ
フォームの始まり
＜自己紹介スピーチ＞
派遣生に一人ずつ前に出てきてもらって、発表してもらう。一人の発表が終わるごとに、OB会からその場で考えた質問を３問程度ずつ派遣生にする。派遣生の発表と、OB会からの質問、(OB会からの)アドバイスを合わせて一人４分ずつ発表してもらい、６人いるから合計３０分程度。
OB会メンバーの立ち位置は、司会者側の横に並ぶ。質問する人が司会者の、マイクのあるところへ行きやすいため。
＜自己紹介スピーチ役割分担＞
司会、(アイスブレーキングな!)お手本発表：安田
タイムキーパー：野村
アドバイス：近藤、有尾
質問をする人：上記以外の人
※アドバイスでは派遣生ひとりひとりに、”こうすると良い”と思ったことをアドバイスする。
＜ケーススタディ＞
まず説明と模範演技をしてから、派遣生に全員に前に来てもらい、並んでもらう。OB会メンバーは移動したりするが、そうでない時は前方両サイドにいるようする。OB会からは６問のケースを用意し、一人一つは当たるようにする。シチュエーションを説明し、OB会メンバーが必要応じ、ホストファミリー役などを演じつつそのシチュエーションに対処できるよう派遣生を導く。もしどもってしまったら次の派遣生に“あなたならどうしますか？”と助け船を出したりする。始めから、ライオンズの方や保護者の方に発表するという形なのでどもってしまったり、戸惑う人がいると思いますが、その対処をOB回メンバーで的確にフォローしてあげましょう。
＜ケーススタディの役割分担＞
司会、説明：安田
タイムキーパー：野村
マイク担当：三浦、堀
模範演技担当：小林、安藤、光本
役(ホストファザーや空港員など)：上記以外のメンバー
→すべて終了後、安田の、全体を通しての講評でシメる。
それまでにすること：安田は、６つのケースの作成をして、ケースが決まったら、安藤に伝え、安藤はそのケースの模範解答を作成する。三浦は、パワーポイントを使い、本番、流れをみんなにわかり安く説明できるようにルール説明や“流れ”を作成する。
役割分担で、“上記以外の人”と書いてあるところのメンバーを速やかに決定してゆきたいので、ML担当の土谷に、出欠を知らせる。土谷は5月中に全員の出欠の確認をする。安田は最終的な案内を作成したら三田に送る。三田からキャビネットに送る。当日のOB会メンバーの動きや派遣生の動きを表などにするとよい。
この日の午前中１０時からの総会の前に9時から会場が予約してあるので、９：００～１０：００までの間に、英語研修会の打ち合わせ、リハーサルをしたいと思います。英語研修会に参加する方は全員、打ち合わせにも参加してください。
＜交通費について＞
交通費に関しては、OB会はＢ地区ＹＥ委員長の決定に応える形。(一定額支給させるか、何人分という上限が与えられるか)いずれにしても、Ｌ.岡部からの連絡を待つ。
4,来日生個別サポートについて（三田）
申込の締め切りなど最終確認
＜6月2日午後 YE担当者会議＠津駅前グリーンホテル のOB会活動紹介の発表について＞
ＯＢ会からは、三田と安田が参加し、パワーポイントで発表する。
パワーポイントは現在三田が作成中。
～プレゼンを見ての理事、ライオンさんの意見～
・皆の顔写真を表紙に貼ると仲の良い感じが出て良いのではないか。
・ホストファミリー支援についての説明を1ページ作ると良い。
＜6月28日10:00～12:00 ホストファミリー説明会 ＠キャッスルプラザ＞
（このホストファミリーセミナーで、来日生個別サポートの計画を配布し、詳しく説明する。）
三田と土谷が参加し、ＯＢ会の紹介を軽くした後ホストファミリー支援の説明をする。
・個別サポート依頼の締め切りは、7月上旬。キャンプ後の対応が中心
個別サポートの依頼書は、ホストファミリーが各クラブのYE担当者を通じて三田会長に送信する形がよい。サポートの依頼の状況については、YE委員長とも情報をシェアする。
5.業務マニュアルの説明・審議（安田・金山）
今回理事の参加率が良くなかったため、その場で承認をとる事が出来なかったので、各自、必ず自分の担当している業務マニュアルを確認し、金山に承認を伝えるメールを送ること。
6,次回の理事会の確認
6月28日 9:00～10:00 英語研修会最終打ち合わせ、リハーサル
＠名古屋会議室 第２千福名古屋駅前店
10:00～11:00 総会 ＠名古屋会議室 第２千福名古屋駅前店
～12:00 （会議室を原状復帰し退場）
13:00～16:00 夏期YE派遣生オリエンテーション ＠キャッスルプラザ
7．新年度の定例会の日程
・7月18日(土) 9:00～12:00 H21年度第1回定例会 ＠国際センター
・8月15日(土) 9:00～12:00 H21年度第2回定例会＠国際センター
8,その他連絡事項（金山）
共有フォルダ・ブログの開設について
共有フォルダはクレジット払いでしか支払う事が出来ず、誰の名義で作るかを考えなくてはいけない。Ａ地区のＹＣＥＦと同じ会社を利用するため、ＹＣＥFに相談するとよいのではないか。
→ＹＣＥＦは相談役がご好意で負担をしてもらっているらしい。Ｂ地区はどうするか。
ブログ担当の近藤は、６月２日の次期各クラブＹＣＥ担当者会議までに公開できるように作成をする。
各係からの連絡
会計：身元が分からない通帳の件について。→三田がキャビネットに問い合わせ、連絡先を教えてもらう。
ライオンさんのコメント
時間がなかったため、聞くことが出来なかった。今後はちゃんと聞くようにする。
○今後の予定
・6月2日（火） 12：00～ 全クラブYE担当者会議 発表担当者は12時頃に津駅に集合
案内は別途送ります。
・6月20日（土） 14：00～17：00 第2回キャンプミーティング ＠教育館 （場所確定）（キャンプ参加者出席必須）
・6月28日 9:00～10:00 英語研修会最終打ち合わせ、リハーサル
＠名古屋会議室 第２千福名古屋駅前店
10:00～11:00 総会 ＠名古屋会議室 第２千福名古屋駅前店
～12:00 （会議室を原状復帰し退場）
13:00～16:00 第2回夏期YE派遣生オリエンテーション ＠キャッスルプラザ
・7月4日（土） 9:00～12:00 第3回キャンプミーティング ＠名古屋市内 （キャンプ参加者
出席必須）
・7月18日（土） 9:00～12:00 H21年度第1回定例会 ＠国際センター
・7月19日（日）～7月28日（火） 夏期ユースキャンプ
・8月15日（土） 9:00～12:00 H21年度第2回定例会＠国際センター