20年度 第6回 334B地区YEOB会理事会 議事録
相談役 | 会 長 |
三田 |
H21.4.18（土） 9:00～12:00 名古屋国際センター
参加者：三田、安田、金山、纐纈、近藤、野村、有尾、堀、三浦、土谷、安藤、Ｌ．奥村、Ｌ．岡部、石川相談役
・会長挨拶（三田）
今回は、オリエンテーションや会則の変更についてなどを中心に話し合いをしてゆきたいと思います。
・新理事の自己紹介
該当者無し
1．H20年度定期総会について（三田）
・日時：6月28日（日）10：00～11：00頃（予定）
・場所：ホテルキャッスルプラザ（会場費はキャビネットで負担する方向）
・内容：今年度事業報告・会計報告、次年度方針・人事・年間計画・予算、会則変更
・招集方法：メールによる招集
・会則の変更点
・第2条の任期について
受験を挟んだ高校生の任期を考慮し、3年の任期を終えた後も在学中は任意で引き続き会員となる事が可能。
・第7条に第2項を設け、役員会の定義を記載する。
・第13条は定例会についての記載とする。
本日の議論を踏まえ、会長が「会則変更案」ならび「会議体と構成メンバーに関する図表」を次回理事会で提示 |
2、次年度年間計画ついて
資料に基づき説明。
・B地区YEOB会の現状をふまえた会則の変更に伴い、YCEFの理事会に相当するものは定例会、運営会議に
相当するものは役員会と呼ぶ。
・定例会や役員会の交通費支給ルールは以下のとおりとする。
Aさんに支給する交通費＝（会議予算－会議室代－資料印刷代）×Aさんの交通費／全員の交通費の合計
・場合によっては食事代も会議室代等と同様に計上することもある。
・交通費実費は、100円以下は切り捨て、1000円未満は支給対象外として計算することも検討する。
・定例会と同日開催のライオンズクラブ主催行事（帰国報告会、オリエンテーション等）への参加者には、
ライオンズクラブから交通費が支給される。ただし、参加者の上限がライオンズクラブから提示される。
・複合地区連絡会の費用は、YCEFに支給されている複合地区拠出金ですべてまかなうか？
→L.岡部（次期複合地区YE副委員長兼務）のほうで検討していただける。
・キャビネットからの拠出金は、7月まず半分の20万円を入金いただく予定。今期からの繰越金は6万円の予定。
・各クラブ等からドネーションを頂いた場合は、別会計（別通帳で管理）とする。これは次年度への繰越金とする。
次年度方針、人事、計画、予算等は別途清書し、総会で提示できるようにすること。あわせて、今年度の活動報告、収支報告も、総会資料として作成すること。 |
3、業務マニュアルの説明・審議（安田・金山）
時間の都合で、審議できず。引き続き、副会長が中心となって整備する。 |
4、 第2回 夏期YE派遣生オリエンテーションについて（安田）
日時：6月28日（日） 13：00～16：00
場所：ホテルキャッスルプラザ
資料に基づき説明
[主な検討事項]
・ケーススタディのグループ分けは？（2班に分けるか。分け方は派遣地域にこだわるとアンバランスになる恐れ。）
・ケーススタディはどんな例を何例扱うか？（時間的に1－2例が妥当？）全体発表は？模範解答の配布は？
・YEOB会でケーススタディの見本をみせる？
・派遣生に配布するパンフレットを作成するか？作成する場合、内容をどうするか？
・ライオンズクラブの方や父兄の方の動きは？
・YEOB会メンバーは全員参加だが、ライオンズクラブから交通費が支給される人数は限られているので要調整。
（夏休みに入り、遠距離の交通費がかからないメンバーもいることも考慮）
企画内容やフローを担当者のほうで詰めてくること。理事会の時間は限られているため、理事会前に担当者同士の話し合いやメールのやりとりを実施し、理事会では何を確認したいか、何を決めたいか明確にして臨むこと。 |
5、来日生個別サポートについて（三田）
「個別サポート計画提示のタイミング」と「個別サポート申し込みの締め切り」について、L、岡部、L奥村に確認した。
・提示のタイミングについて
・6月2日（火）の全クラブのYE担当者会議では、軽く説明する程度でよい。6月2日は、YEOB会の活動紹介を、パワーポイントを使って実施してほしい。6月2日の会議に参加するYEOBは12時頃に津駅に集合してください。案内は別途送ります。
・6月28日（日）の ホストファミリーセミナーにて、来日生個別サポートの計画を配布し、詳しく説明してください。
・個別サポート依頼の締め切りについて
個別サポート依頼の締め切りは、7月上旬に設定する。キャンプ後の対応が中心となるでしょう。
・その他
個別サポートの依頼書は、ホストファミリーが各クラブのYE担当者を通じて三田会長に送信する形がよい。サポートの依頼の状況については、YE委員長とも情報をシェアする。
6、夏期ユースキャンプのエントリー
キャンプの日程の確認（7月19日～28日）、選考方法(エントリーシート)についての説明、初日参加希望者ならびに全日程希望者確認を行った。
・初日参加の人も、キャンプミーティングには参加しなければならない。
・エントリー確定後の変更は、関係者に多大な迷惑をかけるので、よほどやむを得ない事情を除いては禁止。
・キャンプミーティング後の食事代は、7月以降はB地区YEOBの方の分も、YCEF予算（複合地区拠出金）から出ます。今年度中は今のところ食事代が出る予定はありません。
・キャンプに参加できない人は、来日生個別サポートを積極的に行いましょう。
三田会長が、YCEFの桑原会長と協議しながら、キャンプミーティングまでには、キャンプ参加メンバーを確定し、本人に通知します。全日程参加の枠に余裕がありそうですので、引き続き大学との調整をすることをおすすめします。大学に提出するキャンプ参加証明書は、ライオンズクラブより発行します。 |
７,次回の理事会の確認
5月16日（土）
9:00～12:00 第1回キャンプミーティング ＠名古屋学生青年センター （キャンプ参加者出席必須）
13:00～16:00 第7回理事会 ＠ 名古屋学生青年センター （最寄り駅：名古屋大学駅）
17：45～ YCEFとの食事会 ＠ STAND BY ME （最寄り駅：本山）
★理事会の場所が、4月18日の配布資料と異なっております。こちらが正しいのでくれぐれもお間違いなく！
・各係からの連絡
金山副会長より
・出欠確認は、ML担当（土谷）が２週間前までに時間と場所の通知をし、１週間前までに出席者の確認をする。
・会議資料について、書類管理担当（野村）に３日前までに提出。３日前までに出来ていないものは、各自で印刷。
・ライオンさんと相談役のコメント
・L.奥村
本日の理事会でもさらに活動内容がグレードアップしたと思う。会則の変更や年間計画、予算の確定などは総会で、きちんと実施したい。キャンプへのお手伝いや、来日生個別サポートなども大変ありがたい企画です。今後も積極的にYEOB会活動に参加してください。
・L.岡部
次年度、B地区のYE委員長とともに、複合地区のYE副委員長も兼務することになりました。これは、H２２年度は複合地区YE委員長をやるということであり、当分のあいだ、皆さんとともに活動することになりますので、よろしくお願いいたします。
・石川相談役
みんなの可能性に期待し、あえて難しいことにチャレンジしてもらっています。理事会の時間は限られているため、会議と会議との間の担当者の連携が重要になります。なお、プライベートな都合で、来月以降、会議をお休みさせていただきますので、ご了承ください。
○今後の予定
・5月16日（土）
9:00～12:00 第1回キャンプミーティング ＠名古屋学生青年センター （キャンプ参加者出席必須）
13:00～16:00 第7回理事会 ＠名古屋学生青年センター （最寄り駅：名古屋大学駅）
17：45～ YCEFとの食事会 ＠STAND BY ME （最寄り駅：本山）
・6月20日（土）
14：00～17：00 第2回キャンプミーティング ＠教育館 （場所確定）（キャンプ参加者出席必須）
・6月28日（日）
9：00～12：00 理事会、総会、ホストファミリー説明会 ＠キャッスルプラザ
13：00～16：00 第2回夏期YE派遣生 オリエンテーション ＠キャッスルプラザ
・7月4日（土）
9:00～12:00 第3回キャンプミーティング ＠名古屋市内 （キャンプ参加者出席必須）
・7月19日（日）～7月28日（火）
夏期ユースキャンプ